曾有專家指出，展會營銷是從宣傳資料的封皮開始的，而宣傳資料的設計和制作是一門藝術。的確，宣傳資料在展會宣傳推廣中的作用舉足輕重，而且形式多樣。宣傳資料可以是幾張印在廉價紙上的散頁傳單，也可以是對折的有封面的傳單或者是色彩豐富、材料考究、制作精美的宣傳冊。

宣傳冊應該包括的關鍵信息涉及到了營銷中的5W問題：誰(是展會的主辦單位)、(展會的名稱和主要內容是)什么、(展會的舉辦地點在)哪里、(將會有)哪些人(參加)、(展會將在)什么時間(舉辦)。現將展會宣傳材料的相關內容整理如下，望對參展企業提前準備展會宣傳資料有所幫助。

一、展會宣傳資料概述

(一)、展會宣傳資料的功能

宣傳資料在展會營銷過程中起著非常關鍵的作用，其最終目的或者說主要功能就是提供展會的有關信息，激發人們對展會的興趣。具體而言，表現在以下幾個方面：

1、強調參加展會的好處，吸引潛在與會者。

2、提供有關展會策劃和大致框架的信息。

3、提供旅行和到達展會城市后的相關信息。

4、得到受眾是否參展的確認信息。

(二)、展會宣傳資料的內容

若按照一對一營銷的原理，展會宣傳資料的內容應該因對象而變化。事實上，精明的展會策劃人已經意識到了這一點，但在實際運作時，為了降低設計和制作成本，展會主辦者往往統一使用一種宣傳材料。一般情況下，一份展會宣傳資料(假設是第一份郵寄品)應包括以下五點基本內容：

1、展會的基本情況介紹，如主題、日期、展館、展品范圍、日程安排等。

2、展會能給參展者帶來什么利益，雖然這一點主要通過主題來表現，但材料中能高度概括出來最好。

3、展會的創新之處。

4、展會的同期活動、配套服務項目。

5、注冊信息，如展會主辦單位的聯系方式、提前報名的優惠措施等。

二、展會宣傳資料制作

展會宣傳資料的設計和制作是一門藝術，就連注冊表放在什么地方也要考慮再三。但無論是什么行業的展會，營銷人員在親自設計或選擇宣傳資料的風格及具體內容時，都應遵循一個基本原理：首先弄清楚宣傳材料的客戶是誰，他們想要了解什么展會信息，然后再決定采取什么風格和突出什么內容。

(一)、關鍵因素

首先需要提醒營銷人員的是：展會不是針對自己的，而是針對觀眾和他們能夠得到的利益。換句話說，展會宣傳資料的制作必須以潛在參展者的需求為導向。在設計和制作宣傳材料的整個過程中都要堅持這一理念，這對于展會營銷戰略至關重要。另外，還有5個因素需要特別注意：

1、長度。

2、習語。

3、語法。

4、次序。

5、氣氛。

(二)、設計標準

展會類型及目標客戶的不同，甚至是展會主題的相異，都會要求展會宣傳資料不斷地進行改變和創新。盡管展會的宣傳資料各不相同，但下列這些通用標準對展會宣傳冊的設計者是大有裨益的：

1、 深淺顏色的強烈對比。

2、使用簡短、明了的句子。

3、讓他人做最后的校對。

4、充分利用圖片來展示展會舉辦地的美麗或者重要人物的魅力。

5、在使用照片、藝術品和插圖時，要征得原創作者的同意。

6、謹慎地使用字體。

7、不能讓客戶勞時費神地查找聯系方式。

8、一些關鍵的聯系方式，如電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址和其它信息應該包括在注冊表中。

9、不是所有正文或圖片的空白都需要填滿。

10、花邊框中的文字或粗體的工具條是用來強調特色或引用重要演講人講話的最有效的工具。

11、與印刷廠進行仔細的談判，以便有效控制宣傳冊的設計進度和印刷成本。

12、在印刷之前應該出一份宣傳冊的清樣，以檢查其中是否存在清晰度、拼寫和語法方面的問題。